Te cuento qué obliga la ley de verdad, qué se mueve en 2026, qué multas hay y cómo demostrar ante una inspección que tu fichaje está bien. Ni discurso de miedo ni minimizar: lo que necesitas saber para dormir tranquilo, contado de tú a tú.
Publicado: 28 mayo 2026 · Actualizado: 2 junio 2026 · Lectura: 8 min
Vamos a lo importante sin rodeos. Desde mayo de 2019, por el Real Decreto-Ley 8/2019, cualquier empresa en España tiene que llevar un registro de la jornada de su gente. No es opcional y no hay letra pequeña que te salve. En concreto, estás obligado a cuatro cosas:
Y ojo con esto, que es lo que más confunde a la gente: aplica a todas las empresas. Desde un autónomo con un único empleado hasta una multinacional. No existe un umbral de "soy pequeño, a mí no me toca". Te toca.
Luego, en 2021, llegó la Ley 10/2021 de teletrabajo y metió un matiz importante: si tienes gente en remoto, su registro tiene que dar "garantías equivalentes" a las del que está en la oficina. Traducido: no vale tener una app seria para los de presencial y un apaño cutre para los de casa. Y de cara a 2026, por donde más aprieta la inspección es en tres frentes. Vamos con ellos.
El RDL 8/2019, tal cual salió, te dejaba elegir formato: papel, Excel, sistema digital, lo que fuera. Pero en la práctica esa puerta se va cerrando: la inspección y los tribunales empujan hacia el digital por tres sitios.
La práctica ya empuja hacia el formato digital con tres garantías que un papel o un Excel no cumplen:
Aquí es donde el Excel se queda colgado. Sobre el papel sigue siendo válido si lo conservas bien. Pero te pongo en situación: viene el inspector y te suelta "demuéstreme que esta hoja no se ha tocado en los últimos seis meses". ¿Cómo lo haces? No puedes. Cualquier celda se edita sin dejar rastro. Y eso, en 2026, ya no cuela como antes.
Si tienes media plantilla en casa, el fichaje de esa gente tiene que dar las mismas garantías que el de la oficina. Lo digo claro porque lo veo cada poco: empresas con una app decente para los de presencial y un "ya me mandas el Excel a fin de mes" para los de teletrabajo. Eso, a partir de ahora, es un agujero. Mismo nivel para todos o no vale.
El registro tiene que separar con claridad la jornada ordinaria de las horas extra, sean estructurales o no, y que se puedan verificar por separado. Y te aviso: las horas extra son el sitio donde más se rasca la inspección. ¿Por qué? Porque es donde más fraude hay. Gente que las hace y no se declaran para no pagarlas. Si tu sistema las mete todo en el mismo saco, ahí tienes un problema esperando.
No te voy a vender pánico, pero tampoco te lo voy a dulcificar. No registrar la jornada, o hacerlo mal, es infracción grave en la LISOS (la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social). El importe depende del grado que te apliquen:
| Grado | Rango de multa por trabajador afectado |
|---|---|
| Mínimo | 751 € - 1.500 € |
| Medio | 1.501 € - 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € - 7.500 € |
Y aquí está el matiz que mucha gente pasa por alto: la multa es por cada trabajador afectado, no una por empresa. Así que si el incumplimiento está extendido por toda la plantilla, no sumas una sanción, sumas tantas como empleados. No te voy a tirar un número inventado de "esto te costaría X" porque dependería de tu plantilla y del grado que te apliquen. Pero hazte la cuenta tú mismo y verás que el sistema de fichaje, por caro que parezca, sale infinitamente más barato que la bronca.
Por sectores, la hostelería se lleva la palma en incumplimientos detectados. Pero que nadie en una consultora se relaje: aparecéis más de lo que pensáis. El patrón que se repite es casi siempre el mismo: el registro formal está perfecto, pero no cuadra con las horas reales en cuanto hay gente moviéndose fuera de la oficina. Y ahí salta la liebre.
Vale, ya sabes qué obliga la ley y lo que te juegas. ¿Y qué hace que un sistema sea defendible de verdad cuando aprietan? Después de montar varias plataformas de fichaje, esto es lo que para mí marca la diferencia. Lo agrupo en cuatro patas, no porque me guste hacer listitas, sino porque son cuatro momentos distintos y conviene mirarlos por separado.
Empieza por lo básico bien hecho. Tienes que registrar entrada, salida y las pausas que cuentan: la de comer en jornada partida, sí; los cinco minutos del café, no hace falta. Cada fichaje tiene que ir atado a una persona sin lugar a la duda, ya sea con PIN, con login y contraseña o con biometría (siempre con su consentimiento). Y un detalle que parece tonto pero no lo es: la hora la pone el sistema, no el móvil del empleado. Si la marca el dispositivo de cada uno, cualquiera puede cambiar la hora del teléfono y ya tienes el lío montado.
Los registros se conservan cuatro años, con copia de seguridad, eso ya lo sabes. Pero lo que de verdad te salva es la inalterabilidad: si alguien corrige un fichaje, que quede grabado quién lo tocó, cuándo y qué cambió. Eso es el audit log y es tu mejor amigo el día de la inspección. Y luego, accesos por roles: el empleado ve lo suyo y solo lo suyo, RRHH ve toda la casa, y gerencia ve los números agregados. Que cada uno toque lo que le corresponde y nada más.
El trabajador tiene derecho a consultar sus registros cuando le dé la gana, a pedir que le corrijan algo si ve un error, y a saber quién accede a sus datos y para qué. No es un capricho de la ley: cuando la gente puede ver sus propias horas, se acaban la mitad de los conflictos por sorpresa a final de mes.
Y el día que llaman a la puerta, esto es lo que necesitas poder hacer en un rato: exportar el periodo que te pidan en un formato que valga (CSV, PDF firmado, lo que soliciten), sacar un informe que cuadre con las nóminas que has pagado y, si el inspector quiere, dejarle mirar el sistema con los resguardos de protección de datos puestos. Si esto lo tienes resuelto, una inspección deja de ser un drama y pasa a ser un trámite.
La inspección puede caer por tres vías: una denuncia anónima (las más habituales, normalmente de un ex empleado picado), un sondeo aleatorio o el seguimiento de una denuncia anterior. Da igual el motivo, el guion suele ser parecido:
Con un sistema digital decente, todo esto lo despachas en un rato: generas el informe y ya. Con Excel sin trazabilidad, casi siempre hay sustos, porque alguien, en algún momento, editó una celda sin querer y nadie se acuerda de cuándo ni por qué.
Y aquí va lo otro, que es lo que más me gusta del tema. Esto no va solo de aprobar la inspección. Una plataforma de fichaje en condiciones te devuelve horas. En el caso de fichaje que montamos para una consultora, RRHH se quitó de encima unas 40 horas al mes que se iban antes en cuadrar Excels, perseguir fichajes y arreglar errores de nómina a mano. Cuarenta horas. Al mes. Eso es una persona dedicada media jornada larga a una tarea que el sistema hace solo. Lo cuento entero en el caso real de la plataforma de fichaje, por si quieres ver cómo quedó.
Llegados aquí toca la pregunta del millón: ¿SaaS de los conocidos o plataforma a medida? Y mi respuesta honesta es la de siempre: depende, y si no te compensa lo mío, te lo digo. No vivo de venderte un desarrollo que no necesitas. Te lo planteo por escenarios, que es como yo lo pienso cuando me siento con un cliente.
Si eres una empresa pequeña con casuística normal, sin demasiadas vueltas, mi consejo es claro: tira de un SaaS de los grandes (Sesame, Bizneo, Factorial). Rondan los 5-8 € por usuario al mes y te cubren el cumplimiento legal y técnico de sobra. Se implanta en un par de semanas y a otra cosa. Aquí no te voy a vender humo a medida: para la mayoría, este es el camino y punto.
Cuando ya eres una plantilla mediana pero tu día a día sigue siendo sencillo, el SaaS también te vale perfectamente. Lo único, según vas sumando gente la cuota mensual empieza a notarse, así que ahí sí merece la pena sentarse a echar números. Aun así, yo solo te empujaría a algo a medida si tienes otra razón de peso encima de la mesa, tipo integrar el fichaje con otras herramientas o llevar el tiempo por cliente.
El terreno donde lo a medida cobra sentido de verdad es la consultora con casuística enrevesada: convenios mezclados, gente en movilidad, horas que además hay que facturar a clientes. Cuando un SaaS estándar se te queda corto y empiezas a parchearlo con Excels por fuera, ahí es cuando una plataforma propia te ordena la vida. No te voy a inventar un precio ni un plazo de amortización en un artículo: eso lo calculamos con tus datos, tu plantilla y tu lío concreto. Pero lo que sí te aseguro es que se amortiza solo en cuanto sumas las horas que recuperas en RRHH y los errores de nómina que te dejas de comer.
Y si ya eres una empresa grande, casi siempre lo que mejor funciona es un modelo mixto: SaaS estándar para el grueso de la plantilla (administración, oficina fija, gente con horario de toda la vida) y desarrollo a medida solo para los perfiles raros, los consultores que viven en la carretera, socios, partners. Lo mejor de cada mundo sin pagar de más por ninguno.
Te dejo un par de cosas más que escribí sobre el tema, por si te quedaste con ganas:
Llamada de 20 minutos sin compromiso. Revisamos qué tienes hoy y qué te falta para estar tranquilo ante una inspección.
Audit log inalterable, exportación para inspección, código tuyo.
Ver propuesta completa →