Te lo digo de entrada: Sesame, Bizneo y Factorial son buenas herramientas. La mayoría de las veces que me preguntan, mi respuesta es "contrata uno de los tres y no te compliques". Pero hay consultoras donde no encajan, y la pista no es el software: es tu casuística. Convenios mixtos, gente que vive en casa del cliente, casos raros, horas que hay que facturar por proyecto. Te cuento cómo distinguir un caso del otro sin que nadie te venda humo.
Publicado: 28 mayo 2026 · Actualizado: 2 junio 2026 · Lectura: 8 min
Me dedico a hacer plataformas a medida, así que lo lógico sería que te dijera que Sesame, Bizneo y Factorial son un desastre. Pues no. Son herramientas muy decentes y la mayoría de las pymes que conozco están perfectas con cualquiera de las tres. Si vendiera lo contrario te estaría engañando, y eso no va conmigo.
¿Cuándo el SaaS gana de calle? Cuando tu empresa va más o menos por el camino del medio. Oficina física, todo el mundo con un horario parecido, un único convenio para casi toda la plantilla, gente que entra y sale del mismo sitio. En ese escenario lo montas en unos días, el cumplimiento legal viene puesto de fábrica y tienes a alguien al teléfono cuando algo falla. Pagar una cuota mensual por quitarte ese marrón de encima es de las mejores decisiones que puedes tomar.
Lo mismo si sois un equipo pequeño. Montar algo a medida para diez personas con un horario normal no tiene sentido; el SaaS te lo resuelve por una fracción de lo que costaría y punto. Y si tu nómina la lleváis con A3, Sage Despachos o Holded, los tres grandes ya traen el conector hecho, así que ni te peleas con exportaciones raras.
Si te has visto reflejado en esos tres párrafos, en serio: cierra esta página, contrata el que más te entre por el ojo y a otra cosa. No necesitas nada mío.
Sigues leyendo. Vale, entonces probablemente tu consultora es de las raras. Vamos a ello.
No te voy a dar una lista perfecta de diez puntos para que vayas marcando casillas. La realidad no funciona así. Pero después de hacer esto unas cuantas veces, hay patrones que se repiten. Si te suenan dos o tres a la vez, ya te aviso de cómo va a acabar la historia: usando el SaaS a medias y arrastrando lo demás en un Excel que nadie quiere tocar.
Empiezo por las dos que, para mí, lo cambian todo.
Esta es la madre del cordero en consultoría. Tienes a unos con el convenio de consultoría, a otros con el de oficinas y despachos, un par de seniors con acuerdos individuales, algún socio que es otro mundo y los becarios con su beca de prácticas. Cada uno necesita reglas distintas de jornada, de festivos, de descansos. No es un capricho: es que legalmente no se les puede tratar igual.
Los SaaS te dejan montar unos cuantos perfiles de convenio. Suficiente para una empresa normal. Pero cuando tienes cinco o seis sabores distintos, llega un momento en que la herramienta te dice, en la práctica, "asígnale el perfil que más se parezca". Y ese "más se parezca" es exactamente el agujero por donde se cuelan los errores de nómina, que luego alguien corrige a mano. Otra vez al Excel.
Tus consultores pasan más horas en la oficina del cliente que en la tuya. Y eso rompe la idea con la que están pensados los fichajes: "fichas cuando entras al edificio". ¿Qué edificio? Hoy el cliente A, mañana el B, la semana que viene una formación, y el jueves un AVE a Valencia. Necesitas que el sistema entienda dónde está cada uno y aplique una lógica distinta según el sitio.
Los SaaS traen geolocalización, sí. Pero está pensada para una o dos sedes fijas, no para una lista larga de ubicaciones de cliente que encima cambia cada trimestre. En cuanto tu mapa de sitios crece, la geocerca del SaaS se queda corta y la gente acaba fichando "a mano" desde donde sea.
Las dos de arriba suelen venir acompañadas de un par de síntomas más que terminan de pintar el cuadro:
Aquí hay una diferencia gorda entre una consultoría y, pongamos, una tienda. Para ti el fichaje no es solo cumplir con la ley: es la base de lo que le cobras al cliente. No te vale con saber que Marta trabajó 160 horas este mes; necesitas saber cuántas fueron del proyecto del cliente A y cuántas del B, porque eso es lo que vas a facturar.
Los SaaS de fichaje, de serie, no piensan en esa dimensión. Algunos la añaden como módulo de pago, pero con limitaciones, y normalmente acabas teniendo un sitio para fichar y otro distinto para imputar horas a proyecto, con la gente metiendo lo mismo dos veces. Si tu facturación se apoya de verdad en el control de horas por proyecto, esto pide algo pensado para eso desde el principio, no un parche encima.
Y luego está todo lo que no entra en ninguna casilla bonita. El viaje a otra ciudad, ¿cuenta como tiempo de trabajo? ¿Todo, una parte? Las guardias rotativas con su compensación. La formación interna que suma horas pero cae fuera del horario. La jornada partida del que entra a las siete y se va tarde con un parón largo a mediodía que no descuenta. Cada una de estas cosas es una regla. Y tú no tienes tres, tienes un montón.
El SaaS te da las reglas más comunes y se queda ahí. El problema no es ninguna en concreto; es la suma. Cada excepción que la herramienta no contempla se convierte en una corrección manual, y entre todas te montan el clásico fin de mes en el que RRHH no levanta cabeza.
No a todo el mundo le tocan, pero cuando aparecen suelen ser decisivas:
Te lo resumo en una tabla, pero con una advertencia por delante: no vas a ver precios cerrados aquí, porque cualquier número que te ponga sería inventado hasta que conozca tu caso. El coste real de algo a medida depende de cuántos convenios manejas, de cuántas reglas raras tienes y de tu nómina. Eso lo calculamos con tus datos, no con una plantilla. Lo que sí puedo contarte honestamente es en qué se diferencian de forma estructural.
| Lo que miras | SaaS (Sesame, Bizneo, Factorial) | Plataforma a medida |
|---|---|---|
| Reglas y excepciones | Las comunes, hasta donde llega la herramienta | Las tuyas, por raras que sean |
| Cómo pagas | Cuota mensual por usuario, para siempre | Proyecto cerrado, sin licencia por cabeza |
| Puesta en marcha | Rápida: días o pocas semanas | Más lenta: hay que desarrollarla |
| De quién es el código y los datos | Del proveedor | Tuyos |
| Actualizaciones legales | Las hace el proveedor por ti | Con mantenimiento (opcional) |
| Si te quieres ir | Cuesta: migrar datos y reaprender | Más fácil: el código es tuyo |
Resumiendo la tabla en una frase: el SaaS es alquilar y a medida es construir. Alquilar es comodísimo si la casa de alquiler te sirve. Construir solo compensa cuando ninguna casa del mercado tiene las habitaciones que necesitas.
Para que esto no se quede en teoría, te cuento uno real. Una consultora de Madrid con la mezcla de siempre: una parte del equipo en la oficina, otra parte desplazada en cliente y viajes que entraban y salían cada semana. Y cada empleado con su convenio. El cuadro completo que te he ido describiendo arriba.
Lo que más me gustó de este caso es que habían hecho los deberes. No venían a por humo: venían escaldados de haberlo intentado bien.
Ojo, ninguna de las tres es mala. Sencillamente, esta consultora era de las raras, y ninguna herramienta de catálogo iba a encajar sin parchear. Así que les montamos algo propio. Lo importante no fueron las funciones por separado, sino que por fin todo hablaba el mismo idioma:
¿Y qué pasó? El cambio más bonito no fue una cifra, fue el ambiente de fin de mes: RRHH dejó de echar tardes cuadrando una hoja de cálculo y los errores de nómina, que antes salían varios al mes, prácticamente desaparecieron. Si quieres el dato que sí medimos con ellos: recuperaron alrededor de 40 horas al mes de trabajo de RRHH que antes se iban íntegras en pelearse con el Excel.
No te voy a inventar un ROI ni un "se paga en X meses", porque eso depende de tu coste por hora y tu tamaño, y sería ponerte un número bonito de adorno. Lo calculamos con tus datos cuando hablemos. Tienes el caso con más detalle en la página del caso, y si quieres ver la propuesta de servicio entera, está en plataforma de fichaje para consultoras.
Me lo encuentro a menudo, así que lo aclaro. Hay quien se plantea algo a medida pensando que cumplirá "más" con la normativa. No funciona así. El registro horario es obligatorio desde el Real Decreto-Ley 8/2019, y los requisitos son los mismos para todos: tienes que guardar los registros cuatro años, no se pueden manipular después, el empleado tiene derecho a ver los suyos y Inspección de Trabajo te los puede pedir cuando quiera.
Eso lo cumple un SaaS serio igual de bien que algo hecho a medida. Que conste. La normativa no es el motivo para irte a medida; el motivo son tus reglas, no la ley. Donde sí hay matices reales de cumplimiento es en lo de la privacidad y dónde viven los datos, que ya he comentado arriba, pero eso es otra película distinta de "cumplir el registro horario".
No te lo planteo como blanco o negro, porque casi nunca lo es:
Y mi consejo, después de haber tenido esta conversación unas cuantas veces: antes de gastarte un euro, hablemos veinte minutos. Me cuentas tu lío real (cuántos convenios, cuánta movilidad, qué nómina, qué te duele cada mes) y te digo en plata por dónde tirar. Si veo que con un SaaS estás de sobra, te lo digo y te ahorras el proyecto. No vivo de venderte cosas que no necesitas.
Veinte minutos al teléfono. Me cuentas tu lío de convenios y movilidad, y te digo si te compensa más un SaaS de los tres o construirte algo tuyo. Si te sirve el SaaS, te lo digo y tan amigos.
Análisis honesto antes de proponer. Si te encaja un SaaS, te lo decimos. Si necesitas a medida, lo construimos.
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