Te cuento cómo monto el fichaje por GPS para gente que pasa el día en cliente: cómo funciona por dentro, qué te deja hacer la ley y qué no, y por qué la respuesta nunca es "instala una app cualquiera". El truco está en las reglas, no en la app.
Publicado: 28 mayo 2026 · Actualizado: 2 junio 2026 · Lectura: 7 min
Un consultor que casi nunca pisa su propia oficina no puede fichar "entrando al edificio" como el administrativo de toda la vida. Y tampoco puede fichar a las 9 en punto en el portal de RRHH si a esa hora está en el AVE camino de Barcelona o sentado en una reunión en Bilbao. La realidad de la movilidad no encaja con las herramientas pensadas para gente que entra y sale del mismo sitio todos los días.
Las alternativas de siempre son malas, te lo digo claro. La declaración manual a final de mes acaba en errores y en descuadres con lo que tú facturaste al cliente. El fichaje retrospectivo ("ya lo apunto luego") no vale frente a una inspección de trabajo. Y el sistema de honor, directamente, no cumple el RDL 8/2019 de registro horario.
Lo más sensato suele ser el fichaje por geolocalización: el empleado abre la app, confirma que entra en el cliente A, el sistema guarda hora y ubicación, y al terminar registra la salida. Suena simple, y la parte de pulsar un botón lo es. Lo que tiene miga es cómo lo diseñas para que cumpla la ley y no se te vaya de las manos.
Cuando monto una de estas plataformas, por debajo hay cuatro piezas. Te las explico como se las cuento a un cliente en la primera llamada.
El empleado pulsa "fichar entrada" y, en ese momento, el móvil (da igual iOS o Android) le pide la ubicación al sistema. El sistema devuelve unas coordenadas, una precisión estimada y la hora exacta. Con buena cobertura GPS hablamos de 5 a 10 metros de margen; en sitios chungos, sótanos, edificios de oficinas con mala señal, se puede ir a 50 o 100 metros. Eso da igual: sirve para confirmar que está en ese edificio, que es lo único que necesitamos. No es para saber en qué planta está.
En el servidor tengo una lista de sitios autorizados: la oficina, los clientes activos, las sedes propias. Cada uno con su radio, normalmente entre 100 y 200 metros. Si el fichaje cae dentro de uno de esos radios, perfecto, se da por bueno solo. Si cae fuera, no pasa nada raro: se marca como "ubicación nueva" y se le pide al empleado que diga dónde está con un campo libre, tipo "cliente nuevo", "formación" o "viaje". Nada de bloquearle el fichaje y dejarle tirado.
Aquí es donde mucha gente la lía, y donde yo soy especialmente tiquismiquis. El sistema guarda solo lo imprescindible: fecha, hora, ubicación en general (no las coordenadas exactas, sino "Cliente X" u "Oficina") y quién ficha. Punto. No guarda el recorrido entre un fichaje y otro, ni dónde anda durante la jornada. Si no lo necesitas para cumplir, no lo guardas. Así de simple.
Cada fichaje queda sellado con su hora de forma que nadie pueda cambiarla después, ni el jefe ni el propio trabajador. Esto, el día que venga una inspección, es lo que de verdad demuestra que cumples. No basta con tener un Excel bonito: hace falta que el registro sea fiable y que no se pueda maquillar a posteriori.
La gente suele venir con el miedo metido en el cuerpo, como si geolocalizar fuera ilegal de por sí. No lo es. Lo que pasa es que tiene condiciones, y hay que respetarlas. Esto es lo que puedes hacer con tranquilidad:
Y ahora la otra cara. Estas son las líneas que no se cruzan, porque pasarse aquí es lo que acaba en una sanción de la AEPD el día que un empleado se mosquea y denuncia. Las veo intentar más a menudo de lo que me gustaría:
Después de hacerlo unas cuantas veces, hay un puñado de decisiones de diseño que repito casi siempre porque te quitan problemas legales y, de paso, dolores de cabeza con el equipo:
Te cuento uno que llevamos, sin dar nombres. Una consultora de Madrid con gente que se pasa buena parte del mes en cliente. Antes de entrar nosotros, el fichaje era un Excel a final de mes. ¿El resultado? Descuadres un mes sí y otro también, y unas cuantas discusiones incómodas entre los consultores y la empresa sobre las horas que se reconocían y las que de verdad se habían trabajado. El clásico marrón que nadie quiere gestionar.
Montamos una plataforma a medida con geolocalización y la cosa cambió bastante. Fichar pasó a ser cuestión de un toque en el móvil sobre la marcha, en lugar del ratito que cada uno perdía rascándose la cabeza a fin de mes intentando reconstruir dónde había estado. Las reglas reconocen solas en qué cliente estás y aplican el convenio que toca. Y como el tiempo por cliente queda registrado en el mismo gesto, la empresa dejó de facturar a ojo para facturar lo medido, que no es poca cosa.
El dato que sí te puedo dar con números, porque lo medimos, es este: RRHH recuperó unas 40 horas al mes que antes se iban íntegras en cuadrar todo aquello a mano. Eso es casi una semana de trabajo de una persona, cada mes, dedicada a otra cosa. Del resto no te voy a soltar porcentajes inventados de ahorro ni de ROI; eso lo calculamos con tus datos cuando nos sentamos, porque depende mucho de cuánta gente tengas en movilidad y de cómo lo lleves hoy.
Y un detalle que para mí es el corazón del proyecto: la charla con el DPO de la consultora fue, básicamente, sobre minimizar. No se guardan rutas. No se captura nada fuera del momento de fichar. Y los datos se borran solos pasados los cuatro años. Si haces eso bien desde el principio, el resto va rodado.
Estos cinco me los encuentro una y otra vez. Si te los ahorras, vas con medio camino hecho:
Te dejo unas cuantas páginas que tocan lo mismo desde otro ángulo:
Una llamada de 20 minutos, sin compromiso ninguno. Te digo qué arquitectura encaja con tu caso y qué tienes que cubrir en RGPD. Y si veo que no te compensa montar nada, también te lo digo, que para eso estamos.
Geolocalización con lo justo, registros que no se tocan y el código es tuyo. Sin humo.
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