La facturación es, en casi todas las pymes, el proceso que más tiempo come y donde más errores se cuelan. Y ahora, además, llega Verifactu. La buena noticia: ordenar y automatizar la facturación resuelve las dos cosas a la vez. Te cuento cómo, sin tecnicismos y con las fechas legales reales.
Si llevas una pyme, sabes de lo que hablo: facturas de proveedor que llegan por correo y alguien teclea a mano en el ERP, facturas tuyas que hay que emitir, enviar y luego perseguir para cobrar, el cuadre del banco a final de mes, el archivo… Es trabajo necesario, repetitivo y carísimo si lo sumas en horas al año. Y es justo el tipo de tarea que mejor se automatiza.
En esta guía te explico, en cristiano, qué significa automatizar de verdad la facturación, qué partes conviene automatizar primero, y cómo encaja todo esto con Verifactu, la nueva obligación de Hacienda de la que seguro has oído hablar (y sobre la que circula mucha información desactualizada, porque las fechas cambiaron a finales de 2025).
Mucha gente piensa que "facturar" es solo emitir la factura. En realidad el proceso completo tiene varias fases, y el tiempo se va sobre todo en las que no son la emisión:
Automatizar la facturación es hacer que el software se ocupe del máximo posible de estas fases, dejando a las personas solo lo que requiere criterio. Vamos fase por fase.
Es, con diferencia, lo que antes se amortiza. El flujo típico que montamos:
Lo importante de la IA aquí: no necesita que todas las facturas vengan iguales. Cada proveedor maqueta su PDF a su manera, y eso antes rompía cualquier automatización "de reglas". Un modelo de lenguaje moderno entiende la factura aunque cambie el formato, igual que la entendería una persona. Por eso este proceso, que hace dos años era frágil, hoy es sólido.
En la parte de emisión, la automatización ataca tres cosas:
Emisión recurrente. Si tienes clientes con cuota mensual, mantenimiento o suscripción, las facturas se generan y envían solas en su fecha, sin que nadie se acuerde de hacerlas.
Envío y acuse. La factura sale por correo al contacto correcto, se registra el envío y, si quieres, se guarda copia donde toque automáticamente.
Reclamación de cobros. Aquí está el dinero de verdad. Un flujo vigila los vencimientos y, cuando una factura se pasa de fecha, lanza un recordatorio amable por correo o WhatsApp; si sigue sin pagarse, escala el aviso. Dejas de "no acordarte" de reclamar, que es como se acumulan los impagados. Cada factura que cobras a tiempo es tesorería que no tienes que financiar.
La conciliación es esa tarea de cruzar los movimientos del banco con tus facturas para saber qué se ha cobrado y qué se ha pagado. Hecha a mano, se va una mañana entera. Automatizada, el sistema empareja cada movimiento con su factura, marca lo conciliado y te deja una lista limpia de pendientes: lo que falta por cobrar (para reclamar) y lo que falta por pagar (para no llevarte sustos). Tesorería al día sin dedicarle el viernes.
Esta información, además, alimenta sola un cuadro de mando financiero: cobros, pagos, previsión de tesorería y antigüedad de la deuda, actualizado sin que nadie monte el Excel.
Verifactu es el nombre con el que se conoce el nuevo sistema que obliga a que los programas de facturación generen registros inalterables y trazables de cada factura, de forma que Hacienda pueda verificar que no se han manipulado ni borrado ventas.
Viene de la Ley 11/2021 de medidas antifraude, que se desarrolló en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y se concretó técnicamente en la Orden HAC/1177/2024. El objetivo declarado es acabar con el llamado software de doble uso: programas que permitían llevar una caja "B" borrando o alterando tickets.
En la práctica, un sistema conforme a Verifactu hace que cada factura:
Hay dos modalidades: la modalidad Veri*Factu (el software envía cada registro a la AEAT automáticamente, y a cambio tienes menos obligaciones de conservación) y la modalidad no Veri*Factu (los registros se guardan firmados en tu sistema, a disposición de Hacienda si los pide). Ambas son válidas; la primera es más cómoda para la mayoría de pymes.
Aquí está la parte donde más información desactualizada vas a encontrar. Originalmente se hablaba de 2025 y 2026, pero el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, amplió los plazos. Las fechas vigentes a día de hoy son:
| Quién | Obligatorio desde |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (la mayoría de empresas) | 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados (autónomos y demás en IRPF) | 1 de julio de 2027 |
Importante: es un aplazamiento, no una marcha atrás. La obligación sigue ahí; solo se ha dado más margen. Y los fabricantes de software de facturación deben tener sus programas adaptados antes de esas fechas, así que en la práctica los plazos para los proveedores son más cortos.
Hay excepciones que conviene conocer: quien ya esté en el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA, las grandes empresas) no entra en Verifactu, y en los territorios forales del País Vasco y Navarra rige TicketBAI, su propio sistema equivalente.
La ley antifraude se tomó esto en serio y previó sanciones específicas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. En términos generales:
Es decir, la responsabilidad recae tanto en quien usa un programa no conforme como, sobre todo, en quien lo fabrica. Para una pyme, el mensaje práctico es sencillo: asegúrate de que tu programa de facturación es conforme a Verifactu a tiempo, y aprovecha para ordenar y automatizar el resto del proceso.
Aviso honesto: esto es información general, no asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, contrasta siempre con tu asesoría o gestoría. Lo que nosotros hacemos es la parte técnica: automatizar el flujo y conectarlo con un sistema conforme.
Seamos claros con el reparto de papeles, porque hay agencias que prometen lo que no es. El software que emite tus facturas tiene que ser conforme a Verifactu: eso lo garantiza el fabricante del programa (Holded, Sage, Odoo y compañía lo están adaptando) o, si tienes un desarrollo a medida, hay que adaptarlo al reglamento. Lo que hacemos en BROMDEL es todo lo que rodea a esa emisión, que es donde está la mayor parte del trabajo manual:
Lo montamos, siempre que se puede, sobre herramientas open-source en tu propio servidor (con n8n como orquestador), para que no acabes atado a una suscripción cara por usuario. Es la misma filosofía de toda nuestra automatización de procesos: un sistema unificado, en tu infraestructura, con la mínima intervención humana.
Como en cualquier automatización, el precio es a medida según el alcance, y lo cerramos antes de empezar. Pero el criterio para decidir es el mismo de siempre y no me invento ningún número: en una sesión gratuita medimos cuántas horas reales se van hoy en tu facturación (recibidas, conciliación, reclamación), lo ponemos en euros con tu coste/hora, y lo comparamos con lo que cuesta automatizarlo. Si no sale a cuenta, te lo digo y no lo hacemos. La diferencia con esperar es que, con Verifactu en el horizonte, ordenar la facturación ahora es algo que vas a tener que hacer igualmente: mejor que de paso te ahorre horas cada mes.
Si te abruma el tema, baja el ritmo y ve por pasos. Esto es lo que conviene tener hecho con margen, no en el último mes:
Conviene tener el mapa completo, porque vienen dos olas y no son la misma. Verifactu va de cómo se registran las facturas para que Hacienda confíe en ellas. La segunda ola va de cómo se intercambian: la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, que nace de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022).
La idea es que, en las operaciones entre empresas (B2B), la factura deje de ser un PDF suelto y pase a ser un documento electrónico estructurado que los sistemas puedan procesar automáticamente, con información de cuándo se ha pagado. Entre otras cosas, busca reducir la morosidad, porque obliga a informar del estado de cobro.
¿Cuándo? Aquí toca ser honesto: las fechas dependen del desarrollo reglamentario, que a día de hoy sigue pendiente de aprobación definitiva. La propia ley apunta a que, una vez aprobado el reglamento, las empresas de mayor facturación tendrían alrededor de un año para adaptarse y el resto algo más. Por eso no te doy una fecha cerrada: cualquiera que te la dé con seguridad absoluta, se la está inventando. Lo sensato es tenerlo en el radar y construir ya una facturación ordenada y automatizada, que es justo lo que te va a pedir esta norma cuando llegue.
La buena noticia es que todo lo que hagas ahora suma para las dos: una facturación digital, integrada y automatizada es la base tanto para cumplir Verifactu como para estar listo el día que la factura electrónica B2B sea obligatoria.
Si tienes que cambiar o actualizar tu programa de facturación, no todos sirven igual. Estas son las cosas que conviene revisar antes de decidir, para no equivocarte y tener que volver a migrar dentro de un año:
Nosotros somos agnósticos respecto al programa: trabajamos con el que mejor te encaje (Holded, Odoo, Sage y compañía) y construimos la automatización a su alrededor. Lo importante es que la pieza de emisión sea conforme y que el resto del flujo te quite trabajo de verdad.
Es fácil ver Verifactu solo como "otra obligación más". Pero si lo enfocas bien, el cumplimiento es casi un efecto secundario de algo que te interesa por tu cuenta:
Si todo esto te parece mucho de golpe, quédate con una idea: no hace falta hacerlo todo a la vez. Y si solo puedes atacar una pieza, mi recomendación es clara: empieza por la captura de facturas recibidas.
¿Por qué esa y no otra? Por tres razones. Primero, es donde hay más volumen: entran muchas más facturas de las que emites, así que el ahorro de tiempo es mayor. Segundo, es donde se cuelan más errores de tecleo, que luego cuestan disgustos en el IVA. Y tercero, es la parte que no te resuelve el software de emisión: por mucho que actualices tu programa para Verifactu, las facturas de tus proveedores van a seguir llegando en PDF y alguien va a seguir metiéndolas a mano… salvo que lo automatices.
Una vez tienes eso rodando y notas el alivio, lo natural es seguir por la conciliación (saber qué está pagado sin mirar el banco) y luego por los recordatorios de cobro (que no se te escape ningún impagado). Es un camino de pasos pequeños donde cada uno se nota desde la primera semana, no un macroproyecto que te bloquea medio año. Así es como trabajamos: empezar por lo de mayor retorno y avanzar sobre seguro.
No, y es la confusión más habitual. Verifactu obliga a que tu software genere registros inalterables para Hacienda (viene de la ley antifraude). La factura electrónica obligatoria entre empresas viene de la Ley Crea y Crece (18/2022), va de que las facturas B2B sean electrónicas y estructuradas, y tiene su propio calendario, aún pendiente de desarrollo reglamentario. Son dos obligaciones diferentes que conviene no mezclar.
No necesariamente. Si tu programa se adapta a Verifactu (la mayoría de fabricantes lo están haciendo), basta con actualizarlo y configurarlo bien. Si facturas con Excel o un sistema propio no conforme, ahí sí habrá que migrar o adaptar.
Excel no es un sistema conforme a Verifactu. Tendrás que pasar a un software de facturación conforme. La buena noticia: es la oportunidad perfecta para automatizar de paso todo lo demás y dejar de teclear.
Sí, y especialmente. Las asesorías manejan facturación de muchos clientes; automatizar la captura y el registro multiplica el ahorro. Lo vemos a menudo con despachos del sureste de Madrid.
Siempre que es posible, sí. Trabajamos con herramientas autohospedadas para que tu información no viva en una plataforma de terceros.
Sí. El sistema afecta a los programas que emiten facturas, incluidas las simplificadas (lo que coloquialmente llamamos tickets). Si tu negocio emite tickets con un TPV o software, ese sistema también tendrá que ser conforme.
Cada sociedad sigue el calendario que le corresponda según su forma de tributación. Lo habitual es unificar el criterio y la herramienta para todas, de modo que la gestión y la automatización sean las mismas en todo el grupo. Es justo el tipo de caso donde tener el flujo bien montado ahorra muchos quebraderos.
Tu gestoría es quien mejor te dirá cómo te afecta fiscalmente, así que habla con ella. Pero la parte técnica —elegir y configurar el software, automatizar la captura, la conciliación y los cobros— puedes irla preparando en paralelo. Cuanto antes empieces, más tranquilo llegarás a la fecha.
Sesión gratuita de 30 minutos. Vemos qué automatizar y cómo llegar a Verifactu sin agobios. Te decimos si sale a cuenta (o no).
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