Si estás dándole vueltas a poner un robot en la recepción, te lo cuento como se lo cuento a un cliente por teléfono: qué hace bien cada opción, dónde sigue ganando una persona y qué factores de los tuyos pesan de verdad. Sin folleto y, sobre todo, sin inventarte un número de ahorro.
Publicado: 28 mayo 2026 · Actualizado: 2 junio 2026 · Lectura: 7 min
Te lo resumo como si me lo preguntaras por teléfono, que es lo que me pasa cada semana.
Si en tu recepción entra gente de forma bastante repetitiva (llega alguien, dice a quién busca, se sienta a esperar) y ese movimiento es constante a lo largo del día, un Greetingbot tiene sentido: se come la parte aburrida y deja a tu gente para lo que de verdad pide cabeza. Eso, hoy, lo veo funcionar bien.
Si tu recepción es un cajón de sastre (un día un cliente importante, al rato un mensajero, luego un candidato a una entrevista, después el de mantenimiento), el robot solo no te vale. Ahí lo honesto es mantener a una persona y, como mucho, poner el robot al lado para quitarle lo mecánico.
Y si por tu puerta apenas pasa nadie, ni te molestes. Estás metiendo 8.100 € en un asistente que va a estar parado casi todo el día. Para eso, un timbre conectado al móvil o una app de recepción te resuelve la vida por mucho menos.
Ahora, si te quedas, te lo desgloso de verdad.
Aquí es donde casi todo el mundo se equivoca, y donde yo no te voy a dar una cifra de internet. El coste de una recepcionista no es su nómina pelada. Es la nómina, más la seguridad social que pone la empresa, más las vacaciones que hay que cubrir, más el día que está de baja y la puerta se queda sola, más las semanas de aprendizaje al principio. Sumado, siempre es más de lo que la gente tiene en la cabeza.
No te voy a inventar un número con eso, porque depende muchísimo de tu convenio, de si es media jornada o completa, de la antigüedad y de tu ciudad. Eso lo sacamos con tus datos, no con una tabla genérica.
Pero hay un matiz que sí importa para decidir, y es este: ¿tu recepcionista solo recibe visitas, o además lleva la paquetería, la agenda de las salas, llama a proveedores y echa una mano en mil cosas? Porque si solo abre la puerta, el robot le compite de tú a tú. Pero si esa persona te resuelve media oficina entre visita y visita, su valor real no es "recibir", es todo lo demás. Y eso no lo sustituye ningún robot.
Quédate con esto: la comparativa honesta no es "robot contra persona", es "qué parte del trabajo es mecánica y repetible, y qué parte necesita una cabeza". Sobre eso se decide.
El equipo sí tiene un precio claro, y aquí no hay misterio. Estos son los dos modelos que más pongo en oficinas, en compra o en renting a 36 meses.
| Modelo | Compra | Renting 36m | Encaja en |
|---|---|---|---|
| Greeting Bot Mini | 8.100 € | según caso | Recepción estática, despachos, coworking |
| Greetingbot Nova | 12.500 € | según caso | Sedes grandes, guía móvil a sala |
Sobre la compra puedes sumar mantenimiento (soporte técnico en sitio, actualizaciones y piezas críticas a mano) y, si quieres que el robot hable con tu control de accesos o con el calendario de la empresa, una integración a medida. El precio de eso no es fijo: depende de cuántas vueltas tenga tu sistema, así que te lo cierro cuando lo veamos. No me lo invento por adelantado.
Si vas por renting, el mantenimiento ya va dentro y el robot te entra como gasto operativo, no como una compra que tienes que amortizar. A mucha gente le cuadra mejor por ahí, sobre todo si no quiere descapitalizarse de golpe.
No te voy a poner una tabla de "antes y después" en cada punto, que es justo lo que aburre. Te cuento dónde el robot saca pecho de verdad, que es básicamente en tres cosas.
El horario. Esto es lo más tonto y lo que más se nota. Una persona hace su turno y se va; cuando se va, la puerta se queda sola. El robot está ahí a las nueve de la mañana y a las diez de la noche igual de despierto. Si en tu sitio entra gente a deshoras (un coworking que abre fines de semana, un despacho de abogados o financieros donde se sale tarde y aún llegan visitas, accesos por la noche), el robot cubre esos huecos en los que antes no había nadie. Si tú cierras a las seis y no vuelve a entrar un alma, este punto te da exactamente igual y no lo uses como excusa para comprarlo.
Los idiomas. Una recepcionista suele defenderse en español y en inglés, y según la persona quizá algo más. El Greetingbot entiende más de 30 idiomas sin despeinarse. En una sede con clientes internacionales o en un coworking donde se cruza gente de medio mundo, eso se nota: la visita habla en lo suyo y se entiende. Si todos tus visitantes son de aquí, otra vez, no es un argumento para ti.
Aguantar el chaparrón. Cuando llega un pico (varias visitas a la vez, mañana de locos), una persona se satura: gente esperando, recados que se traspapelan, esperas que se alargan. El robot atiende en paralelo sin ponerse nervioso: uno hablando con la pantalla, otro recibiendo el wifi de invitados, otro anunciándose. No se agobia y no le tiembla la voz. Si tu volumen sube, esto lo agradeces.
Y ahora la otra cara, que es la que muchos comerciales se saltan. Hay cosas en las que, hoy por hoy, ningún robot le llega a una buena recepcionista. Tres, sobre todo.
La primera es el trato cuando llega alguien que importa. Un cliente grande, un periodista, alguien a quien quieres cuidar. El café a tiempo, el comentario justo, la sensación de "aquí me reciben bien". Eso, en una consultora o un despacho que vende precisamente cercanía, vale dinero. Un robot no te lo da.
La segunda es lo imprevisto. La visita que aparece sin cita, el mensajero que quiere dejar un paquete que no aceptáis, alguien que se pone malo en el hall. El robot avisa al responsable, sí, pero no decide ni improvisa. Para tener criterio hace falta una persona.
Y la tercera, ya lo dije antes, es todo lo que una buena recepcionista hace entre visita y visita: la paquetería, la agenda de las salas, los correos, las llamadas a proveedores. Eso es trabajo de verdad, y no se sustituye con una pantalla por mucha IA que le metas.
Te cuento el patrón que veo una y otra vez, porque ayuda a aterrizarlo. Una consultora de tamaño mediano, con bastante movimiento de visitas (clientes que vienen a reunión, candidatos a entrevista) y una recepcionista a media jornada que, además de abrir la puerta, lleva la paquetería, las salas y las compras de la oficina.
Cuando se sientan a mirar el robot, la pregunta nunca es "¿robot sí o robot no?". La pregunta buena es: "¿qué parte se la queda el robot y qué seguimos necesitando que haga una persona?". Y casi siempre la respuesta se parece a esto.
Y ahí está la clave que quiero que te lleves: muchas veces el sentido del robot no es recortar, es liberar a una persona buena para que haga cosas que aportan más que estar pendiente de la puerta. El número exacto de si te compensa, eso ya lo sacamos con tus datos. No con los de una consultora inventada.
Esto es lo que me diferencia de quien solo quiere venderte el robot. Hay sitios donde no lo pondría, y te los digo claros.
Depende, y no es por escurrir el bulto. El Greetingbot encaja de lujo en oficinas con movimiento constante de visitas, horario amplio, clientes de varios idiomas o picos que saturan a una persona. Y no encaja cuando vendes trato cercano, cuando apenas entra nadie o cuando tu equipo no lo va a aceptar. Así de claro.
Lo que sí te prometo es que no me voy a inventar un número de ahorro para cerrar la venta. Esos cálculos se hacen con tus visitas reales, tu situación y tu equipo, no con una tabla de internet. Si al echar cuentas no te compensa, te lo digo y tan amigos.
Lo más útil que puedo ofrecerte es la visita técnica, sin coste: me paso por tu recepción, miro un rato cómo entra y se mueve la gente de verdad, y te digo qué modelo encajaría o si directamente no te merece la pena. Si quieres, antes hablamos de tu caso en una consultoría sin compromiso.
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